ADvO-Datenschutzhinweise

Wir informieren Sie gemäß Art. 12 ff. der Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch unser Unternehmen, die Akten- und Datenvernichtung vor Ort GmbH & Co. KG, nachfolgend auch ADvO oder wir genannt.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlicher für die Verarbeitung im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

·         Akten- und Datenvernichtung vor Ort GmbH & Co. KG

·         Neufeldstr. 14

·         D - 85232 Günding bei Bergkirchen

·         Telefon: +49 (0)8131 322 99 – 0

·         Telefax: +49 (0)8131 322 99 – 44

·         Email: info@aktenvernichtung-muenchen.de

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

·         Gerd Paulini

·         datenschutz-komplett - Datenschutzberatung Gerd Paulini

·         Wilhelm-Maigatter-Weg 1

·         D - 85221 Dachau

·         Telefon: +49-(0)8131-3179 - 31

·         Telefax: +49-(0)8131-3179 - 29

·         Email: paulini@datenschutz-komplett.de

Allgemeines zur Datenverarbeitung

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung und Erbringung unserer unternehmerischen Leistungen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

·         Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

·         Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

·         Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

·         Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

·         Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten von betroffenen Personen werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Übersicht Verarbeitungen personenbezogener Daten

Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung der Website

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie z.B. Anfragen über unser Kontaktformular, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

·         Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version

·         das Betriebssystem des Nutzers

·         den Internet-Service-Provider des Nutzers

·         die IP-Adresse des Nutzers

·         Datum und Uhrzeit des Zugriffs

·         Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt

·         Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Website sicherzustellen. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt.

In den beschriebenen Zwecken liegt unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist zur Klärung von technischen Problemen des Webauftritts möglich.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Wir nutzen für die Bereitstellung und Betreuung unserer Website Hosting- und IT-Dienstleister, die im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten könnten. Wir haben mit diesen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger und DSGVO-konformer Weise erfolgt.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Verwendung von Cookies

Auf unserer Webseite setzen wir keine Cookies ein.

Anzeigeverbesserung durch Einsatz von jQuery

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unseren Internetseiten verwenden wir die Javascript-Bibliothek jQuery mittels ajax.googleapis.com. Um die Ladegeschwindigkeit unserer Website zu erhöhen und Ihnen damit eine bessere Benutzererfahrung zukommen zu lassen, verwenden wir das CDN (content delivery network) von Google, um diese Bibliothek zu laden.

Die Wahrscheinlichkeit ist sehr groß, dass sie jQuery bereits auf einer anderen Website vom Google CDN verwendet haben. In dem Fall kann Ihr Browser auf die im Cache gespeicherte Kopie zurückgreifen und sie muss nicht noch einmal heruntergeladen werden. Sollte Ihr Browser keine Kopie im Cache gespeichert haben oder aus einem anderen Grund die Datei vom Google CDN herunterladen, so werden wiederum IP-Adresse, Datum und Uhrzeit von Ihrem Browser an Google Inc. (“Google”) übertragen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von CDN ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

CDN bewirken, dass die Ladezeit gängiger Java-Script Bibliotheken verkürzt wird, weil die Dateien von schnellen, standortnahen oder wenig ausgelasteten Servern übertragen werden. Die Nutzung von CDN erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website. In diesen Zwecken liegt unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Speicherung

Wir speichern im Rahmen der jQuery-Nutzung keine Daten. Falls ihr Browser die Datei bei Google lädt, werden die Daten gemäß den Datenschutzhinweisen von Google gespeichert.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von CDN zum Zugriff auf das JavaScript-Framework “jQuerykann Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit an Google übertragen werden. Google betreibt Server in der EU, es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihr Browser auch auf Server außerhalb der EU zugreift.

Soweit Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, wo kein dem europäischen Standard entsprechendes Datenschutzniveau besteht, setzt Google nach eigenen Angaben Standardvertragsklauseln ein.

Weitere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google, sowie Informationen zur Speicherdauer der verarbeiteten Daten, finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google, derzeit abrufbar unter: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Ausführung von Java-Script insgesamt deaktivieren. Wird Java-Script für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

·         Firmenname

·         Kundennummer (optional)

·         Anrede Herr/Frau (optional)

·         Name

·         Straße

·         Ort

·         Postleitzahl

·         Telefonnummer

·         Faxnummer (optional)

·         E-Mail

·         Betreff (optional)

·         Nachricht

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

·         Die IP-Adresse des Nutzers

·         Datum und Uhrzeit

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Nutzung des Kontaktformulars bzw. bei einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dient die Nutzung des Kontaktformulars oder die Übermittlung einer E-Mail der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske bzw. im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail dient dem Zweck zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO, soweit es sich nicht bereits um die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen handelt.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Sofern für die Kommunikationsinhalte gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, z.B. aus handels- und/oder steuerrechtlichen Vorgaben, werden die entsprechenden Daten nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Wir nutzen für die Bereitstellung und Betreuung unserer Website Hosting- und IT-Dienstleister, die im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten könnten. Wir haben mit diesen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger und DSGVO-konformer Weise erfolgt.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, kann der Nutzer der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

Datenverarbeitung von Kunden und Interessenten - Adressrecherche und Telefonakquise

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur aktiven Neukundengewinnung betreiben wir im gesetzlich vorgegebenen Rahmen des UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) Telefonakquise, die nur im gewerblichen B2B-Bereich stattfindet.

Die Erhebung von Kontaktdaten potentieller Kunden-Unternehmen erfolgt durch Internetrecherche unserer eigenen Mitarbeiter. Wir kaufen oder beziehen keine Adressdaten von Dritten. Die von uns erhobenen Daten sind in der Regel nicht personenbezogen, ein Personenbezug ist lediglich bei Personengesellschaften oder freien Berufen gegeben, wo die Inhabernamen Teil des Firmennamens sind.

Die standardmäßig erhobenen Daten sind:

·         Firmenname

·         Abteilung oder Branchenstichwort

·         Straße

·         Postleitzahl

·         Ort

·         Telefonnummer

·         Faxnummer (optional)

Im Rahmen von Telefonaten wird durch unsere Mitarbeiter das Interesse an einer aktuellen oder späteren Nutzung unserer Dienstleistungen und ggf. Ansprechpartner mit Kontaktdaten erfragt. Dabei erfolgt in der Regel die erstmalige Erhebung personenbezogener Daten und die Erfassung in unserer intern betriebenen Kunden-Software.

Sofern im Rahmen des Akquisetelefonats vom potentiellen Kunden kein weiterer Kontakt und ggf. die Löschung der (Firmen-)Daten gewünscht wird, erfolgt eine Datenkennzeichnung zur Überführung in eine Sperrdatei.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erhebung / Verarbeitung der Daten bei Adressrecherche und Telefonakquise ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist die Neukundengewinnung, die in unserem berechtigten Interesse liegt.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Sofern sich im Rahmen der Akquisetätigkeit vorvertragliche oder vertragliche Maßnahmen ergeben, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, z.B. aus handels- und/oder steuerrechtlichen Vorgaben, werden die entsprechenden Daten nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

Sofern vom potentiellen Kunden kein weiterer Kontakt gewünscht ist, werden die Daten aus der Kunden-Software gelöscht und für 3 Jahre in einer Sperrdatei gespeichert. In diesem Zeitraum werden neu erhobene Akquisedaten mit der Sperrdatei abgeglichen, um eine erneute, nicht gewollte Ansprache zu vermeiden. Die dreijährige Speicherdauer begründet sich mit den gesetzlichen Regelungen zur eventuellen Verteidigung unserer Rechtsansprüche.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung an Auftragsverarbeiter oder andere Empfänger ist nicht vorgesehen.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sofern im Rahmen des Akquisetelefonats vom potentiellen Kunden kein weiterer Kontakt und ggf. die Löschung der (Firmen-)Daten gewünscht wird, erfolgt die Datenkennzeichnung zur Überführung in eine Sperrdatei.

Datenverarbeitung von Kunden - Erfüllung von Verträgen

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die Vertragserfüllung zur Erbringung unserer Dienstleistungen. Im Regelfall sind dies

·         Firmennamen

·         Abteilungen

·         Namen und ggf. Funktionen von Ansprechpartnern

·         Straße, Postleitzahl, Ort

·         Telefonnummern und Faxnummer (Fax optional), ggf. mit Durchwahlen

·         Mailadressen der Ansprechpartner

Diese Daten dienen insbesondere Terminabstimmungen für Ortstermine zur Aktenvernichtung.

Da unsere Leistungen in der Regel eine Auftragsverarbeitung darstellen, schliessen wir mit unseren Auftraggebern Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Diese können als zusätzliches Datum die Weisungsbefugnis für vertragliche Regelungen beinhalten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung eines Vertrags zwischen dem Kundenunternehmen und uns.

Dauer der Speicherung

Sobald der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist, werden wir die Daten unter Berücksichtigung der gesetzlich oder vertraglich vorgegebenen Speicherfristen löschen, sofern unser Vertragspartner oder wir kein überwiegendes berechtigtes Interesse zu einer verlängerten Speicherung nachweisen können.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung kann an unsere Steuerberatungskanzlei zum Zweck der Steuerberatung und von Abschlussarbeiten erfolgen. Die Rechtsgrundlage für diese Übertragung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an einer umfassenden steuerlichen Beratung.

Eine Übermittlung an Auftragsverarbeiter oder andere Empfänger ist nicht vorgesehen.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Bei einer bestehenden Vertragsbeziehung ist eine Löschung der verarbeiteten Daten auch nach einer Kündigung wegen handels- und steuerrechtlicher Archivierungspflichten nicht möglich. Auf Kundenwunsch ist eine Sperrung der Daten bis zum Ende der gesetzlichen Archivierungspflicht möglich.

Datenverarbeitung von Lieferanten und Dienstleistern

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für vorvertragliche Maßnahmen und für die Vertragserfüllung mit Lieferanten und Dienstleistern. Im Regelfall sind dies

·         Firmennamen

·         Abteilungen

·         Namen und ggf. Funktionen von Ansprechpartnern

·         Straße, Postleitzahl, Ort

·         Telefonnummern und Faxnummer (Fax optional), ggf. mit Durchwahlen

·         Mailadressen der Ansprechpartner

Falls die von uns in Anspruch genommenen Leistungen eine Auftragsverarbeitung darstellen, schliessen wir mit unseren Auftragnehmern Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Diese können als zusätzliches Datum die Befugnis zum Weisungsempfang für vertragliche Regelungen beinhalten.

Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten im Rahmen von Lieferantenbewertungen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung eines Vertrags zwischen dem Lieferanten / Dienstleister und uns.

Dauer der Speicherung

Sobald der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist, werden wir die Daten unter Berücksichtigung der gesetzlich oder vertraglich vorgegebenen Speicherfristen löschen, sofern unser Vertragspartner oder wir kein überwiegendes berechtigtes Interesse zu einer verlängerten Speicherung nachweisen können.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung kann an unsere Steuerberatungskanzlei zum Zweck der Steuerberatung und von Abschlussarbeiten erfolgen. Die Rechtsgrundlage für diese Übertragung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an einer umfassenden steuerlichen Beratung.

Eine Übermittlung an Auftragsverarbeiter oder andere Empfänger ist nicht vorgesehen.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Bei einer bestehenden Vertragsbeziehung ist eine Löschung der verarbeiteten Daten auch nach einer Kündigung wegen handels- und steuerrechtlicher Archivierungspflichten nicht möglich. Auf Betroffenenwunsch ist eine Sperrung der Daten bis zum Ende der gesetzlichen Archivierungspflicht möglich.

Datenverarbeitung von sonstigen Geschäftspartnern und Institutionen

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unter sonstigen Geschäftspartnern und Institutionen verstehen wir Behörden, Sozialversicherungsträger, Banken, Verbände, Gutachter, Kooperationspartner oder auch Gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO.

Die Datenverarbeitungen sind von den individuellen vertraglichen Beziehungen oder von gesetzlichen Verpflichtungen gegenüber diesen abhängig.

Bei den verarbeiteten Daten handelt es sich in der Regel um

·         Namen der Institutionen oder Geschäftspartner

·         Abteilungen

·         Namen und ggf. Funktionen von Ansprechpartnern

·         Straße, Postleitzahl, Ort

·         Telefonnummern und Faxnummer (Fax optional), ggf. mit Durchwahlen

·         Mailadressen der Ansprechpartner

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitungen können die Erfüllung von gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen oder die Durchsetzung unserer berechtigten Interessen sein.

Dauer der Speicherung

Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich in der Regel nach dem Zweck der jeweiligen Verarbeitung. Sobald der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist, werden wir die Daten löschen, sofern keine gesetzlich oder vertraglich vorgegebenen Speicherfristen bestehen und wir kein überwiegendes berechtigtes Interesse zu einer verlängerten Speicherung nachweisen können.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung kann an unsere Steuerberatungskanzlei zum Zweck der Steuerberatung und von Abschlussarbeiten erfolgen. Die Rechtsgrundlage für diese Übertragung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an einer umfassenden steuerlichen Beratung.

Eine Übermittlung an Auftragsverarbeiter oder andere Empfänger ist nicht vorgesehen.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Bei einer bestehenden Vertragsbeziehung mit einem sonstigen Geschäftspartner ist eine Löschung der verarbeiteten Daten auch nach einer Kündigung wegen handels- und steuerrechtlicher Archivierungspflichten nicht möglich. Auf Geschäftspartnerwunsch ist eine Sperrung der Daten bis zum Ende der gesetzlichen Archivierungspflicht möglich.

Datenverarbeitung von Beschäftigten

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unserer Beschäftigten ist nicht Bestandteil unserer öffentlichen Datenschutzinformation. Unsere Beschäftigten erhalten gesonderte Informationen zur Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses.

Datenverarbeitung von Bewerbern

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern ist nicht Bestandteil unserer öffentlichen Datenschutzinformation. Bewerber erhalten gesonderte Informationen zur Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

Datenverarbeitung im Rahmen von Betroffenenanfragen nach Art. 15 DSGVO

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Betroffenenanfragen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bei ADvO beantworten wir unverzüglich, aber spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage.

Wir erteilen bei gegebener Datenverarbeitung die erforderlichen Auskünfte zu allen Datenkategorien oder Einzeldaten. Bei bisher nicht gegebener Verarbeitung erteilen wir eine Negativauskunft.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen von Betroffenenanfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 12 ff. und 15 DSGVO. Rechtsgrundlage für die Dokumentation der gesetzeskonformen Beantwortung von Betroffenenanfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Beantwortung von Betroffenenanfragen.

Die Dokumentation der DSGVO-konformen Beantwortung von einzelnen Betroffenenanfragen dient zur Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Dauer der Speicherung

Die Korrespondenz zur Bearbeitung von Auskunftsverlangen speichern wir für Zwecke des Nachweises der ordnungsgemäßen Auskunft nach abgeschlossener Auskunftserteilung für einen Zeitraum von drei Jahren.

Für eventuelle Sanktionen nach Art.83 DSGVO wegen Verstößen beim Auskunftsverfahren kämen in Deutschland nach Maßgabe des § 41 BDSG die Regelungen des Ordnungswidrigkeitengesetzes (OWiG) zur Anwendung, die nach § 31 OWiG für denkbare DSGVO-Geldbußen eine Verjährungsfrist von 3 Jahren vorsehen.

Die dreijährige Speicherfrist gründet sich auf diesen gesetzlichen Grundlagen und liegt in unserem berechtigten Interesse, falls eine Abwehr von eventuell geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Auskunftsverfahren gegen uns erforderlich wäre.

Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung an externe Empfänger ist nicht vorgesehen.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Dokumentation der gesetzeskonformen Beantwortung von Betroffenenanfragen ist aus unserem eigenen überwiegenden Interesse zwingend erforderlich. Es besteht folglich keine Widerspruchsmöglichkeit zur Erteilung unserer Auskunft und zur Dokumentation unserer gesetzeskonform erteilten Auskunft.

 

Rechte der Nutzer und Betroffenen

Mit Blick auf die beschriebenen Datenverarbeitungen haben Betroffene das Recht

·         auf Bestätigung, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (vgl. auch Art. 15 DSGVO);

·         auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DSGVO);

·         auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden Daten (vgl. auch Art. 17 DSGVO), oder, alternativ, soweit eine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO;

·         auf Erhalt der sie betreffenden und von ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche – Datenübertragbarkeit (vgl. auch Art. 20 DSGVO);

·         auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18 in 91522 Ansbach.

 

Darüber hinaus sind wir dazu verpflichtet, alle Empfänger, denen gegenüber Daten durch uns offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat der Betroffene ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.

Ebenfalls haben Betroffene nach Art. 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten, sofern die Daten durch uns nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeitet werden. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann jeder Betroffene jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Dabei ist zu beachten, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO finden bei uns nicht statt.

 

Bei weiteren Fragen zum Datenschutz bei ADvO können Sie sich gerne unter den eingangs genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Stand dieser Datenschutzhinweise ist der 1.10.2021.

Änderungen werden wir nach Bedarf vornehmen. Der jeweils gültige Stand der Datenschutzhinweise ist der auf unserem Webauftritt publizierte Stand.